Excel函数基础


工作中易出错：

  • 复制粘贴数据时要先全选中后设置为文本格式，因为比如卡号复制后，如果出现 E 科学计数法，再转为数字、文本会不准确。
  • 出现公式无法转换成数值时：?使用【vlookup】 后使用【分列】
  • 出现无法填充公式、无法快速填充时：
    1. 快速选中： 选中写入公式的单元格（已经输入的）?按住 【Shift】? 下拉到最后?就可以选中所有要填充的单元格了
    2. 快速填充： ?左上角【编辑】 【填充（向下填充）】（或者【Ctrl】+【D】）
  • 一个单元格中有很多信息，想要拆分成好多列和行，可以用【分列】，还可以将单元格中不用的信息用【替换】用空白替换掉

VLOOKUP

=VLOOKUP(D:D,Sheet3!A:C,2,FALSE)
=IFERROR(VLOOKUP(A:A,Sheet1!A:B,2,FALSE),"") 如果找到值就返回值，找不到就返回空

日期时间

  • 文本格式转换为日期：可以使用【分列】? 选【日期】?可以选【YMD】 ?比如 20170811：转为2017-08-11
  • 自定义格式 ： 日期： [$-409]yyyy-mm-dd;@
  • 用函数将日期和时间合并： =TEXT(J2,"YYYY-M-D")&" "&TEXT(L2,"H:MM:SS")

工作中用到的

  • 交易日期和交易时间合起来：=$A2&$B$2&$C2
    借方发生额：>0 出； =0 进；<0 进；=IF(h2>0,“出”,“进”)
    贷方发生额：=0 出； >0 进；<0 出；=IF(k2>0,“进”,“出”)
    交易金额：（借方）：=IF(H2>0,H2+K2,K2-H2)注意 再去筛选 负数 所对应的改为 出

步骤

  • 做标记 哪些有那些没有
  • 全选–文本格式
  • 先弄户名–再看 卡号有没有漏掉
  • .先弄户名，再根据户名弄账号

快捷键

【F5】定位
填充：(ctrl+F（查找、替换、定位）)【F5】–>定位条件–>空值–>【=A2】（此A2是要复制的位置 举例）–>【Ctrl】+【回车
【Ctrl】+【Shift】+【L】:筛选
【Ctrl】+【Shift】+【V】:选择性粘贴为数值

【Ctrl】+【F3】对一部分数据进行命名–名称管理器
【Ctrl】+【+】相当于【Ctrl】+【shift】+【=】插入一行
【Ctrl】+【-】删除
【Ctrl】+【:】相当于【Ctrl】+【shift】+【;】当前时间
【Ctrl】+【;】当前日期
【Ctrl】+【Z】撤销
【Ctrl】+【回车】 填充
【Ctrl】+【S】保存
【F12】另存为

【Ctrl】+【~】数字格式
【Ctrl】+【$】货币格式
【Ctrl】+【%】百分比格式
【Ctrl】+【#】日期格式
【Ctrl】+【!】使用单元格格式
【Ctrl】+【2】加粗
【Ctrl】+【1】设置单元格格式

在Excel里要输入函数时：
1.先输入等号
2.再输入函数的名称
3.再输入括号以及里面的参数

按F1出现帮助文档，在搜索中输入想要查的函数，可以看到解释

当不知道函数怎么使用时：
1）F键盘查阅帮助文档
2）上网查询寻求帮助

视频学习

3-1大表格快速浏览

选择快捷键–如何快速跳转到最后一行？

【Ctrl】+ ?：快速跳转移到最后一行（其他同理）
（注意如果中间有空格，就会跳到空格那 ）
【Ctrl】+【END】：快速跳转到整个数据区域右下角
【Ctrl】+【home】：快速跳转到整个数据区域左上角
（小笔记本的end和home在左右箭头）
【Ctrl】+【Shift】+ 方向键????：快速选择连续的单元格（先选中区域，再按键，就会选中相应方向的数据）

冻结窗格–滚动浏览如何固定标题行？

让标题固定不动，需要冻结
冻结前n行时，要选择冻结区域下方的那一行即选中第n+1行?【视图】?【冻结窗格】?【冻结窗格】：
冻结前n行m列时，要选中第n+1行第m+1列的那个单元格?【视图】?【冻结窗格】

快速定位–如何快速跳转到指定的区域？

  • 左上【名称框】 可以输入单元格位置，快速定位到指定单元格
  • 也可以为某单元格指定名字（自定义名称）：选中单元格? 在【名称框】中输入指定的名字?【回车】：在之后如果想要回到此处，可以快速过去

查找–如何快速找到想要的数据？

  • 【Ctrl】+【F】：查找、替换、定位

3-2 多表格高效浏览

1 如何快速切换工作表？

下边一栏：

  • 【Ctrl】+【?】【?】：快速跳转到最后一个（或第一个）工作表（WPS有快速的箭头）
  • 右键点击【?】【?】：能够显示所有工作表的清单，可以点击想看的，快速进入
  • 按住【Shift】：选择连续的工作表：
    点击第n个工作表?按住【Shift】? 点击第n+3个工作表：选中了第n个到第n+3个之间的所有工作表
  • 选中第n个工作表? 按住【Ctrl】点击【?】定位到最后? 松开Ctrl? 按住【Shift】? 点击第n+m个单元格? 如此可选中第n个到最后中第n+m个之间所有的工作表

2 怎么快速隐藏和取消隐藏工作表？

自定义视图 作用：

  • 工作表隐藏状态
  • 缩放比例
  • 当前位置
  • 打印设置
  • 工作表顺序 等

具体：

  • 批量隐藏 ：【自定义视图】? 【添加】?输入【名称】（eg:取消隐藏），确定
    ?点击某工作表?【Ctrl】+【?】?按住【Shift】,点击工作表，选中了此区域内的了
    ?右键点击?【隐藏】

  • 批量显示：【自定义视图】?选中当初命的名字（eg:取消隐藏） ，即可看到显示出来

3 如何同时查看大表格的不同部位？

  • 【视图】?【拆分】：出现分界线： 将表格分成4个区域，不同区域可以对照着看
  • 删除分界线：双击分界线，或点击【拆分】

4 如何同步滚动查看2个不同的表格？

快捷

自动填充公式：双击右下角小黑点
用拖动的方式填满单元格
绝对引用：选中–>F4

4-2

先排序再分类汇总
如果不排序会比较混乱
取消：取消组合 清除分级显示
可以折叠数据

【tep】向右单元格
【enter】向下单元格
(如果一直用Teb再用enter会直接到下一行的第一个)

身份证号会被迫变为科学计数法：解决方法→先把单元格设为文本格式

【cture】+【1】快速设置单元格格式

自定义单元格格式：
0:表示占位符，数字中长度不足时，自动以零补全
比如：000：不足三位自动补零

excel中只会把横线(-)或斜线(/)连接的数字看做是日期，这样才能对日期正确的筛选排序使用公式。如果是其他符号连接(比如.)可以替换为-或/

【cture】+【;】快速显示当前日期
【cture】+【shift】+【;】快速显示当前时间
【cture】+【H】替换

4-2:

使用下拉列表快速填入数据：选中某列→【数据选项卡】→【数据验证】→允许 可以设为序列→来源可以选择表中的某区域，或者直接输入内容中间用逗号(英文)隔开。
比如重复输入男女性别太麻烦，于是做个小下拉列表，直接点男或女。

快速填充重复数据

  1. 多行(多列)填充
    【ctrl】+【D】向下填充
    【ctrl】+【R】向右填充
    在空白单元格输入【ctrl】+【D】可以填入与上一格一样的
  2. 跨行(跨列)填充
    如果数据表中隔几行需要输入相同的数据，
    可以利用【筛选】→选出需要填充的区域→【ctrl】+【D】→中间被隐藏的行不会被填充。
  3. 【ctrl】+【enter】批量填充用处：?

选中此列(E列)→【ctrl】+【G】 或者【F5】→打开【定位】窗口：定位条件选为【空值】，确定，这样可以将此列的空白单元格选中，→按一下【=】再按【↑】→【ctrl】+【enter】→之后将此列转为数值即可?

1 Excel函数基础

1.1 查找类函数

0：精确匹配

??VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])
= VLOOKUP （你想要查找的内容，要查找的位置，包含要返回的值的??区域中的列号，返回近似或精确匹配-表示为 1/TRUE 或 0/假）。
：搜索表区域首列满足条件的元素，确定待检索单元格在区域中的行序号，再进一步返回选定单元格的值。默认情况下，表是以升序排序的

??HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, [range_lookup])

??INDEX(array, row_num, [column_num])
（数组，行号，列号）–索引
INDEX 函数返回表格或区域中的值或值的引用。
??：给定的单元格区域中，返回特定行列交叉处单元格的值或引用
–>返回值

??MATCH(lookup_value, lookup_array, [match_type])
（要找的值，要找的数组，匹配方式）
??：返回符合特定值特定顺序的项在数组中的相对位置
–>返回位置
left(选定，截取个数)
截取一个字符串从左开始数，的固定的3长度的字符

绝对引用
在位置前加$ ,作为固定
比如：$B3,

1.2 统计函数

集中趋势：

??均值：AVERAGE
??中位数：MEDIAN
??众数：MODE

离中趋势：

极差、标准差、方差、变异系数（CV）
英文：variance方差
standard deviation 标准偏差
??方差（基于样本总体）：VAR.P
方差（基于样本）： VAR.S
??标准差（基于样本总体）：STDEV.P
标准差（基于样本）：STDEV.S
（.P指的整体方差）
（.S指的抽样方差）
??变异系数（CV）:=（标准差/平均值Mean ）×100%
比较两组数据离散程度大小的时候，如果两组数据的测量尺度相差太大，或者数据量纲的不同，变异系数消除测量尺度和量纲的影响

相关分析：相关系数 r

??CORREL
英文：correlation相关性

英文：subtotal：几乎全部的
??SUBTOTAL：返回一个数据列表或数据库的分类汇总

1.3逻辑函数

if及if 的嵌套

=IF($C2>=90,"绝世高手",IF($C2>=80,"一流高手",IF($C2>=70,"二流高手",IF($C2>=60,"三流高手","不入流"))))

AND 、 OR

countif sumif averageif

要满足某个条件才可以求个数、和、平均值

countif ：计算某个区域中满足某个条件的单元格数目
（range需要计数的范围，条件），条件可以引用不等式或固定值
=COUNTIF(C:C,">=90") C列中值>=90的单元格个数
sumif：
（range范围，criteria条件，sum_range求和范围）
在range内满足criteria的同行的在sum_range内的值求和

countifs sumifs averageifs

要满足某些条件才可以
=SUMIFS(sum_range,criteria_range1,criteria1,[criteria_range2,criteria2])
（求和范围，条件的范围1，条件1【条件的范围1，条件1】）
在sum_range内，满足在criteria_range1中criteria1条件的，并且满足在criteria_range2中criteria2条件的，值求和

1.3日期函数

关于时间的函数

??NOW()
??TODAY()
??MONTH()、YEAR()、DAY()
??WEEKDAY()
返回代表一周中的第几天的数值，是一个1到7之间的整数
WEEKNUM()
返回代表一年中的第几周的数值

??时间差
用减号，返回的是天，如果×24那就是小时

1.4 文本函数

??left
求左边起前几位
??right
求从右边起的几位数值
??mid 中间几位的数值
MID（text, start_num, num_chars）
（文本，第几位开始，第几位结束）

??find
找到某个符号或字在字符串中的位置
比如=FIND("-",M2)
是-在M2中的位置

??几项连结起来：
=E2&"-"& F2
或者用= concatenate(=E2, “-”, F2)
例如：山东省-青岛市
??联合使用：
=LEFT(M2,FIND("-",M2)-1)
在M2单元格中是：全真教-创始人，这样得到 全真教

??len 求字符串长度
??合并文本
??下拉框与联动下拉框

2 快速处理技巧

2.1 宏

案例：工资条制作
点击开发工具?使用相对引用?录制宏
注意光标的位置（开始到结束）

可以插入形状?长方形?右击长方形?出现指定宏
?【使用相对引用】：
使用：假如光标开始在A3，使用宏后，光标移动到相对位置（下次不从A3开始了）
禁用：假如光标开始在A3，使用宏后，光标还是在A3（每次都从A3开始了）

如何保障在别的电脑上也能使用宏？
用启用宏的工作簿(**.xlsm）就可以了。对方电脑上宏的选项里设置启用所有宏，信任VBA工程师那个也选上。还有个删除个人信息的选项取消勾。我就是这样设置能用的。
（另存为格式为启用宏的工作簿(*.xlsm） ）

2.2 数据透视表和选择性粘贴 技能

数据透视表

案例：
选中表区域?上方【插入】?数据透视表
?右侧: 可以将字段拖到需要的位置，
?表格中：

  • 也可以右键单击标签那：可以创建组
  • 也可以右键单击计数项那：
    • 值汇总依据：求和、计数、平均值、最大值、最小值、
    • 值汇总方式：总计的百分比、列百分比、、、、

选择性粘贴

最常使用场景：
由于在excel中会做很多公式，如果公式的源数据的单元格发生变化，公式就会发生变化，所以希望做完公式后，数值能够固定下来，此时可以使用选择性粘贴。
功能： 【转置】【运算】

??即将公式弄的–转化为固定值（非公式内容）

使用：选中区域?复制?右击选择性粘贴?选中【数值】

??将列–转化为行

使用：选中区域?复制?右击选择性粘贴?选中【转置】

??乘除等运算
比如 工资单位由元–转为 万元

使用：同列单元格中输入10000?选中此列?复制?点击要转换的那列?右击选择性粘贴?选中【除】
所以12345变成了1.2345

2.3 格式调整技巧

格式

调整宽度

比如：鼠标放在两列之间的竖线那会变成双线箭头?双击 自动调整合适宽度

格式刷

单击：使用一次格式刷
双击：可以多次使用，退出用esc

设置单元格格式

选中单元格?右击?设置单元格格式

  • 可以更改 【日期格式】、【数值格式】、【百分比格式】等
  • ?选【自定义】
    • 转换为中文数字：?把类型设为 [DBnum1]
    • 转换为繁体中文数字：?把类型设为 [DBnum2]
    • 万元：?把类型设为 #!.#,
      ，代表千 #代表数字 !. 代表强制插入小数点
      表示：在千前边插入小数点—转为了以万为单位的
    • 颜色：?把类型设为 [红色][>=900];[黑色][<900]
      表示：如果是>=900则变为红色，如果<900则变为黑色